12 Tips Cara Mengelola Email dengan Baik

Share via FB,Twitter, & Google+ !

Mengapa kita perlu mengelola email yang kita miliki?

Email adalah alat komunikasi yang efektif dan canggih.

Tapi kadang biking pusing.

Email menumpuk sementara ada email penting terlewat.

Untuk itulah Anda perlu mengelola email di inbox Anda dengan baik.

Cara Mengelola Email dengan Baik Agar Tidak Bikin Pusing

cara mengelola email dengan baik

Tujuan kita adalah bagaimana agar email tidak mengganggu produktivitas sementara tidak ada email penting yang terlewat. Bukan begitu?

Apa jadinya saat Anda undangan meeting penting tetapi Anda melewatkan email itu? Anda kena marah boss Anda karena tidak menghadiri meeting penting.

Sementara jika kita terlalu sering mengecek email akan merusak produktivitas kita.

Lalu apa yang harus kita lakukan?

Kuncinya adalah lebih bijaklah menggunakan email kita.

OK, saya akan bagikan beberapa tips cara mengelola email dengan baik. Terlepas apakah Anda menggunakan email perusahaan atau layanan email umum seperti gmail dan yahoo, pada prinsipnya sama.

Yang Anda perlu lakukan adalah memahami fungsi fitur-fitur dari pengelola email Anda. Jika Anda menggunakan email client seperti Outlook atau Thunderbird, silahkan pelajari fitur-fitur yang akan memudahkan Anda mengelola email. Begitu juga jika Anda menggunakan email umum seperti Yahoo dan Gmail.

  1. Email penting. Siapa saja yang Anda kategorikan email penting? Mungkin email dari atasan, email dari rekan kerja dalam 1 proyek, rekan bisnis, atau pelanggan penting.
  2. Cari cara agar email penting akan mendapatkan perhatian Anda segera.
  3. Buat jadwal membuka email. Misalnya setiap 2 jam atau sehari 3 kali (seperti minum obat, he he). Anda bisa buka pada pagi hari, siang, dan sore. Terlalu sering membuka email akan menghabiskan banyak waktu kerja Anda. Kecuali kerja Anda memang memonitor email.
  4. Selesaikan tindakan, jika akan selesai dalam 5 menit. Misalnya Anda diminta memforward atau membalas email dengan informasi tertentu.
  5. Masukan agenda jika ada pemberitahuan acara tertentu, sehingga Anda tidak perlu membuka email lagi.
  6. Masukan ke list to do jika ada tindakan lanjutan dari email itu. Misalnya Anda mendapatkan tugas, jika cukup lama mengerjakan, masukan list to do. Jika sebentar (kurang dari 5 menit) lakukan langsung.
  7. Pisahkan email pribadi dan bisnis atau kerja. Minta teman Anda supaya tidak mengirim email tidak penting ke email bisnis atau kerja.
  8. Manfaatkan fitur penyaringan SPAM untuk mencegah email-email SPAM masuk. Pastikan email penting jangan sampai tersaring SPAM.
  9. Tidak perlu membalas setiap email jika balasan Anda tidak penting untuk bisnis atau pekerjaan.
  10. Jangan biasakan Reply All kecuali memang diharuskan. Bisa jadi tidak semua orang membutuhkan jawaban Anda.
  11. Manfaatkan folder untuk mengorganisasi email atau memprioritaskan email. Misalnya ada email yang berisi segera, tugas selanjutnya, kapan-kapan, atau sekedar informasi. Selain menggunakan folder, juga bisa menggunakan tag atau label.
  12. Hapus email yang sama sekali tidak penting bahkan mengganggu, jika perlu minta kepada pengirim supaya tidak dikirim lagi.

Cara Mengelola Email Dengan Strategi Zero Inbox

Salah satu konsep yang menarik cara mengelola email dengan baik adalah dengan strategi zero inbox, artinya menjadikan inbox Anda kosong. Jika inbox kosong, artinya tidak ada sesuatu yang tertunda dan pikiran Anda lebih jernis.

Memang sulit benar-benar mengosongkan inbox kita, apalagi inbox kita sudah ribuan. Tapi konsep ini bisa diaplikasikan untuk inbox mulai hari ini dan selanjutnya.

Mungkin tidak benar-benar kosong, tapi inbox Anda kosong dari email dengan tanggal hari ini dan setelahnya. Inbox di masa lalu bisa Anda bersihkan secara bertahap dengan dicicil jika perlu.

Berikut tahapan bagaimana cara mengosongkan inbox Anda.

  1. Apakah email yang Anda terima ada tindakan yang harus dilakukan?
    • Jika tidak, hapus atau arsipkan.
    • Jika ya, lanjut ke langkah 2.
  2. Periksa tindakan yang harus Anda lakukan.
    • Sebentar, kurang dari 5 menit, maka lakukan sekarang. Masukan ke folder Selesai, atau hapus jika bisa.
    • Delegasikan, jika pekerjaan itu untuk didelegasikan. Masukan ke folder delegasi.
    • Tindakan selanjutnya, masukan ke folder jika akan dikerjakan segera.
    • Menunggu, masukan ke folder khusus jika itu akan dikerjakan nanti misalnya menungga hal tertentu. Jika penting, setting pengingat untuk dikerjakan si suatu waktu.

Artinya konsepnya dengan membagi-bagi email ke folder yang sudah Anda sesuaikan dengan konsep manajemen waktu Anda. Sehingga inbox Anda selalu kosong setidaknya tidak ada email baru sejak sekarang.

Silahkan buat folder-folder seperti folder untuk pekerjaan selesai, folder untuk pekerjaan delegasi, folder untuk tindakan selanjutnya, folder untuk pekerjaan menunggu, folder untuk email informasi, dan sebagainya.

Untuk melakukan ini Anda bisa melakukan 1 sampai 2 kali per hari dan review 1 kali setiap minggu. Review mingguan untuk memeriksa apakah semuanya berjalan baik atau tidak.

Penutup

Email masih menjadi alat komunikasi yang powerful, tapi jika kita tidak bisa mengelolanya dengan baik bisa menjadi bumerang bagi pekerjaan ini. Anda bisa kehabisan waktu untuk mengurus email saja, sehingga banyak waktu terbuang percuma.

Untuk mengaplikasikan cara mengelola email dengan baik tidak akan langsung berjalan dengan baik. Anda membutuhkan waktu pembiasaan agar semuanya berjalan lancar.

One Comment

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *